SOP Pengelolaan Data Pegawai
E-Pegawai STIKES Bunda · Bagian Kepegawaian / SDM
- Nomor Dokumen
- SOP/KEP/001
- Unit Pelaksana
- Bagian Kepegawaian / SDM
- Sistem
- E-Pegawai (portal publik + login pegawai + panel admin)
- Tujuan Mutu
- Data SDM akurat, terverifikasi, dan siap sebagai bukti akreditasi (LAM-PTKes / BAN-PT)
1. Tujuan
Menetapkan alur kerja baku pengisian, verifikasi, publikasi, dan pelaporan data dosen dan tenaga kependidikan agar dapat ditelusuri (traceable) dan dipakai sebagai bukti dalam borang akreditasi.
2. Ruang Lingkup
Seluruh dosen dan tenaga kependidikan STIKES Bunda berstatus aktif.
3. Peran dan Tanggung Jawab
| Peran | Tanggung jawab |
|---|---|
| Admin Kepegawaian | Membuat/menonaktifkan akun, mengelola data induk pegawai, memverifikasi dokumen, kinerja & publikasi, mengatur publikasi & profil akademik, menghasilkan laporan akreditasi |
| Pegawai (Dosen/Tendik) | Melengkapi profil & ID profil akademik, mengunggah dokumen, mencatat kinerja Tridharma, menginput publikasi ilmiah beserta bukti, memperbaiki data yang ditolak |
| Pimpinan / Ketua LPM | Menerima rekap data terverifikasi untuk evaluasi dan borang akreditasi |
| Publik | Melihat profil publik dosen/tendik (data terbatas, tanpa data pribadi) |
4. Definisi
- Data induk: identitas & jabatan pegawai (NIP, NIDN, prodi, jabatan fungsional, pendidikan).
- Dokumen: ijazah, SK pengangkatan, sertifikat pendidik/pelatihan, KTP (bersifat privat, tidak tampil di publik).
- Kinerja: kegiatan Pendidikan, Penelitian, Pengabdian, Penunjang beserta bukti.
- Publikasi ilmiah: karya ilmiah (jurnal, prosiding, buku, book chapter, HKI) beserta media, tahun, indeksasi (SINTA/Scopus/WoS/Garuda/DOAJ), kuartil, peran penulis, dan bukti — diinput pada menu Publikasi.
- Profil akademik: ID SINTA, Google Scholar, Scopus, ORCID, Garuda beserta h-index/skor SINTA yang ditampilkan di portal publik.
- Status verifikasi:
menunggu→terverifikasi/ditolak.
5. Alur Utama (Flow SOP)
5.1 Flow keseluruhan
flowchart TD
A([Mulai: Pegawai baru / data berubah]) --> B[Admin membuat data induk & akun pegawai]
B --> C[Sistem membuat akun, password awal]
C --> D[Pegawai login & wajib ganti password]
D --> E[Pegawai melengkapi profil]
E --> F[Pegawai unggah dokumen & input kinerja + bukti]
F --> G[Status: MENUNGGU]
G --> H{Admin verifikasi:
bukti sah & sesuai?}
H -- Tidak --> I[Status: DITOLAK + catatan]
I --> J[Pegawai perbaiki / unggah ulang]
J --> G
H -- Ya --> K[Status: TERVERIFIKASI]
K --> L[Tampil di profil publik
sesuai pengaturan publikasi]
K --> M[Masuk rekap laporan akreditasi]
M --> N[Ekspor CSV ke LPM / Pimpinan]
N --> O([Selesai / dipakai di borang])
5.2 Flow pendaftaran pegawai & akun
sequenceDiagram
participant HR as Admin Kepegawaian
participant S as E-Pegawai
participant P as Pegawai
HR->>S: Input data induk (manual atau impor Excel) & foto (unggah/massal)
S-->>HR: Akun dibuat + password awal
HR->>P: Serahkan kredensial (langsung/terpisah)
P->>S: Login pertama
S-->>P: Paksa ganti password
S->>S: Catat ke log aktivitas
5.3 Flow verifikasi dokumen / kinerja / publikasi
flowchart LR
A[Pegawai submit] --> B[(Antrian Verifikasi)]
B --> C[Admin buka bukti]
C --> D{Valid?}
D -- Ya --> E[Terverifikasi]
D -- Tidak --> F[Ditolak + alasan]
F --> G[Notifikasi di dashboard pegawai]
G --> A
E --> H[Log: siapa, kapan]
5.4 Flow berhenti / nonaktif
flowchart TD
A([Pegawai berhenti/pensiun/mutasi]) --> B[Admin ubah status: NONAKTIF]
B --> C[Akun login diblokir]
C --> D[Hilang dari portal publik]
D --> E[Data tetap tersimpan sebagai arsip akreditasi]
6. Prosedur Rinci
| No | Langkah | Pelaksana | Output | Waktu |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Input data induk (manual atau impor Excel) & foto (unggah/massal) | Admin | Akun aktif | 1 hari kerja |
| 2 | Login pertama & ganti password | Pegawai | Akun aman | 1 hari kerja |
| 3 | Lengkapi profil (foto, jabatan, bidang keahlian) | Pegawai | Profil lengkap | 3 hari kerja |
| 4 | Unggah dokumen wajib | Pegawai | Dokumen status menunggu | 7 hari kerja |
| 5 | Input kinerja Tridharma + bukti | Pegawai | Kinerja status menunggu | Per semester |
| 6 | Input publikasi ilmiah + bukti (indeksasi, kuartil, peran) | Pegawai | Publikasi status menunggu | Setiap publikasi terbit |
| 7 | Verifikasi dokumen/kinerja/publikasi | Admin | Terverifikasi / ditolak + catatan | ≤ 3 hari kerja |
| 8 | Perbaikan data yang ditolak | Pegawai | Pengajuan ulang | ≤ 5 hari kerja |
| 9 | Atur publikasi profil & ID profil akademik | Admin | Profil tampil/sembunyi + tautan SINTA/Scholar/Scopus/ORCID | Sesuai kebutuhan |
| 10 | Rekap & ekspor laporan akreditasi (termasuk rekap publikasi) | Admin | File CSV per prodi/tahun | Per semester / saat diminta |
| 11 | Review log aktivitas | Admin/LPM | Catatan audit | Triwulan |
| 12 | Nonaktifkan pegawai keluar | Admin | Status nonaktif | ≤ 3 hari kerja sejak SK |
7. Ketentuan Data & Keamanan
- Hanya data terverifikasi yang boleh masuk laporan akreditasi.
- Dokumen pribadi (KTP, ijazah, dll.) hanya dapat dilihat pemilik dan admin; tidak pernah ditampilkan publik.
- Email dan nomor HP tidak ditampilkan di portal publik.
- Setiap login, perubahan data, dan verifikasi tercatat di log aktivitas (siapa, aksi, waktu, IP).
- Password awal wajib diganti pada login pertama; akun nonaktif tidak dapat login.
- Backup basis data minimal mingguan (salin file database dan folder unggahan).
8. Dokumen Terkait / Rekaman Mutu
- Log aktivitas sistem
- Rekap data pegawai terverifikasi (CSV)
- Rekap kinerja Tridharma per tahun/prodi
- Rekap publikasi ilmiah terverifikasi per tahun × indeksasi/jenis (CSV)
- Berita acara serah terima akun (bila diperlukan)
9. Indikator Mutu
| Indikator | Target |
|---|---|
| Kelengkapan profil pegawai aktif | ≥ 95% |
| Dokumen wajib terunggah & terverifikasi | ≥ 90% |
| Waktu verifikasi | ≤ 3 hari kerja |
| Dosen dengan kinerja terverifikasi per tahun | ≥ 90% |