SB STIKES Bunda E-Pegawai

Panduan Penggunaan E-Pegawai

E-Pegawai STIKES Bunda · untuk Pegawai, Admin, dan Pengunjung

Saya adalah: Pengunjung Pegawai Admin

Daftar Isi

1. Pendahuluan

E-Pegawai STIKES Bunda adalah sistem informasi kepegawaian yang dipakai untuk menyimpan data dosen dan tenaga kependidikan, memverifikasi dokumen serta kinerja, mencatat publikasi ilmiah, dan menyiapkan rekap data sebagai bukti akreditasi.

Siapa saja penggunanya?

Peran Cara masuk Yang bisa dilakukan
Pengunjung (Publik) Tanpa login Melihat daftar & profil dosen/tendik yang ditampilkan publik
Pegawai (Dosen / Tendik) Login dengan email & password Melengkapi profil, mengunggah dokumen, mencatat kinerja & publikasi
Admin Kepegawaian Login dengan email & password Mengelola data pegawai, impor Excel, memverifikasi data, membuat laporan

Ringkasan alur

  1. Admin membuat data induk pegawai beserta akunnya (manual atau impor Excel).
  2. Pegawai login, wajib mengganti password, lalu melengkapi profil.
  3. Pegawai mengunggah dokumen serta mencatat kinerja dan publikasi.
  4. Admin memverifikasi setiap data yang diajukan.
  5. Data terverifikasi masuk laporan akreditasi dan tampil di portal publik bila diizinkan.

Alur kerja baku selengkapnya ada di halaman Alur SOP.

2. Memulai

2.1 Login

  1. Buka halaman utama, lalu klik tombol Login Pegawai di kanan atas.
  2. Isi kolom Email dan Password akun Anda.
  3. Bila perlu, centang Ingat saya.
  4. Klik tombol Masuk. Anda akan diarahkan ke dashboard sesuai peran.
Perhatian: akun yang berstatus nonaktif tidak dapat login. Sistem akan menampilkan pesan “Akun Anda tidak aktif. Hubungi administrator.”

2.2 Ganti password pertama kali (wajib)

Akun baru (dibuat admin atau hasil impor Excel) memakai password awal dan wajib diganti pada login pertama. Selama belum diganti, Anda akan selalu diarahkan ke halaman Ganti Password.

  1. Isi Password Lama dengan password awal dari admin.
  2. Isi Password Baru — minimal 8 karakter.
  3. Ulangi di kolom Konfirmasi Password Baru.
  4. Klik Simpan Password.

2.3 Lupa password

Tidak ada fitur reset mandiri lewat email. Hubungi Admin Kepegawaian untuk dibuatkan password baru, lalu ganti lagi setelah login.

2.4 Logout

Klik tombol Keluar di panel atau di navigasi halaman publik. Selalu keluar bila memakai komputer bersama.

Tips keamanan: gunakan password yang tidak dipakai di layanan lain, jangan bagikan akun kepada orang lain, dan pastikan keluar setelah selesai.

3. Panduan Pengunjung (Publik)

Halaman publik dapat dibuka siapa saja tanpa login, melalui menu Dosen dan Tenaga Kependidikan.

3.1 Mencari dan menyaring data

  1. Buka menu Dosen atau Tenaga Kependidikan.
  2. Ketik nama atau NIDN pada kolom Cari nama / NIDN.
  3. Pilih prodi pada dropdown Program Studi (bawaan: Semua Prodi).
  4. Klik Cari. Klik Reset untuk mengosongkan filter.

Daftar ditampilkan 24 data per halaman dan diurutkan berdasarkan nama.

3.2 Membaca kartu dosen

Contoh tampilan kartu beserta arti tiap kolom:

DN

Contoh Dosen, S.Kep., M.Kep.

S1 Keperawatan

Jabatan

Dosen Tetap

Kepakaran

Keperawatan Medikal Bedah

NIDN/NUPTK

0012345678

Profil Publikasi Ilmiah

SINTA Scopus Google Scholar
Kolom Artinya
NamaNama lengkap beserta gelar
ProdiProgram studi / unit tempat bertugas
JabatanStatus kepegawaian, mis. Dosen Tetap
KepakaranBidang keahlian
NIDN/NUPTKNomor induk dosen / tenaga kependidikan
NIP/NIKNomor induk pegawai / kependudukan
Profil Publikasi IlmiahTautan SINTA, Scopus, Google Scholar, ORCID, Garuda (bila diisi)

3.3 Halaman detail

Klik nama dosen/tendik pada kartu untuk membuka halaman detail. Halaman ini memuat:

  • Identitas ringkas: NIP, NIDN, prodi, pendidikan terakhir, jabatan struktural, dan tanggal bergabung.
  • Bidang Keahlian.
  • Profil Akademik — tautan SINTA, Google Scholar, Scopus, ORCID, Garuda, serta H-Index Scopus, H-Index Scholar, dan Skor SINTA bila tersedia.
  • Publikasi Ilmiah — hanya publikasi terverifikasi, dikelompokkan per tahun, lengkap dengan jenis, indeksasi, kuartil, peran penulis, jumlah sitasi, dan tautan DOI.
  • Kinerja Terverifikasi — kegiatan Tridharma yang sudah diverifikasi admin.
  • Sertifikat Pendidik Terverifikasi.
Penting — data yang TIDAK ditampilkan publik:
  • Email dan nomor HP.
  • Dokumen pribadi (KTP, ijazah, SK pengangkatan, sertifikat) — hanya dapat diakses pemilik dan admin.
  • Data pegawai yang berstatus nonaktif atau yang pengaturan Tampil Publik-nya dimatikan.
  • Dokumen, kinerja, dan publikasi yang statusnya masih menunggu atau ditolak.

4. Panduan Pegawai (Dosen / Tendik)

Setelah login, Anda masuk ke Panel Pegawai dengan menu: Dashboard, Profil Saya, Dokumen, Kinerja, Publikasi.

4.1 Dashboard & kelengkapan profil

Dashboard menampilkan persentase Kelengkapan Profil, jumlah dokumen/kinerja/publikasi per status (menunggu, terverifikasi, ditolak), dan daftar Perlu Diperbaiki (Ditolak) beserta catatan verifikator.

Kelengkapan dihitung dari 7 field wajib: nama, jabatan, pendidikan terakhir, bidang keahlian, email, no. HP, dan foto.

4.2 Melengkapi profil & mengunggah foto

  1. Buka menu Profil Saya.
  2. Isi gelar depan/belakang, bidang keahlian, email, dan no. HP.
  3. Pilih berkas pada kolom Foto.
  4. Klik Simpan Profil.
Tips foto: gunakan JPG/PNG maksimal 5MB. Sistem otomatis memotong (crop) tengah ke rasio 2:3 lalu mengecilkannya menjadi 400×600 piksel, sehingga wajah sebaiknya berada di tengah gambar.
NIP, NIDN, jenis, status kepegawaian, prodi, status, dan pengaturan publikasi hanya dapat diubah oleh admin.

4.3 Mengisi ID profil akademik

Masih di Profil Saya, bagian Profil Akademik. Isi ID SINTA, Google Scholar ID, Scopus Author ID, ORCID, dan URL Garuda agar tautan tampil di portal publik.

Kolom Aturan
ID SINTA / Google Scholar ID / Scopus Author IDHuruf, angka, tanda hubung, atau garis bawah; maksimal 50 karakter
ORCIDFormat 0000-0000-0000-0000
URL GarudaAlamat URL lengkap, mis. https://garuda.kemdikbud.go.id/...
H-Index & Skor SINTAAngka (bilangan bulat, minimal 0)

4.4 Mengunggah dokumen

  1. Buka menu Dokumen, lalu klik Unggah Dokumen.
  2. Pilih Kategori: Ijazah, SK Pengangkatan, Sertifikat Pendidik, Sertifikat Pelatihan, KTP, atau Lainnya.
  3. Isi Judul Dokumen.
  4. Pilih berkas pada kolom Berkas — PDF/JPG/PNG, maksimal 5MB.
  5. Klik Simpan. Dokumen masuk berstatus Menunggu.

Pada daftar dokumen, gunakan Unduh untuk mengunduh berkas. Tombol Ubah dan Hapus hanya tersedia saat status Menunggu atau Ditolak; dokumen yang sudah Terverifikasi terkunci (tidak bisa diubah/dihapus).

Perhatian: bila dokumen ditolak, catatan verifikator tampil di kolom Catatan. Klik Ubah, perbaiki berkasnya, lalu simpan kembali agar statusnya kembali menjadi Menunggu.

4.5 Mencatat kinerja Tridharma

  1. Buka menu Kinerja, lalu klik Tambah Kinerja.
  2. Pilih Bidang: Pendidikan, Penelitian, Pengabdian, atau Penunjang.
  3. Isi Judul Kegiatan, Deskripsi, Tahun (1990 – tahun depan), dan Semester (Ganjil/Genap, opsional).
  4. Lampirkan Bukti bila ada — PDF/JPG/PNG, maksimal 5MB.
  5. Klik Simpan.

Publikasi ilmiah tidak diinput di sini, melainkan pada menu Publikasi.

4.6 Menginput publikasi ilmiah

  1. Buka menu Publikasi, lalu klik Tambah Publikasi.
  2. Isi Judul, Jenis (Jurnal, Prosiding, Buku, Book Chapter, HKI, Lainnya), dan Peran (Penulis Pertama, Penulis Korespondensi, Anggota).
  3. Isi Nama Media, volume/nomor, halaman, dan tahun.
  4. Isi ISSN/ISBN, jumlah sitasi, DOI (format 10.xxxx/...), dan URL bila ada.
  5. Pilih Indeksasi (SINTA 1–6, Scopus, Web of Science, Garuda, DOAJ, Tidak Terindeks) dan Kuartil (Q1–Q4, opsional).
  6. Lampirkan Bukti bila ada, lalu klik Simpan.

4.7 Ganti password

Klik tautan Ganti Password di halaman Profil Saya. Isi password lama, password baru (minimal 8 karakter), dan konfirmasinya, lalu klik Simpan Password.

5. Panduan Admin Kepegawaian

Panel Admin berisi menu: Dashboard, Data Pegawai, Import Excel, Foto Massal, Verifikasi, Laporan Akreditasi, Log Aktivitas, dan Data User.

5.1 Dashboard

Menampilkan jumlah pegawai aktif (dosen & tendik), antrian verifikasi (dokumen, kinerja, publikasi), rata-rata kelengkapan profil, aksi cepat, serta 10 log aktivitas terakhir.

5.2 Kelola data pegawai

  1. Buka Data Pegawai. Gunakan filter nama/NIP/NIDN, jenis, prodi, dan status, lalu klik Filter.
  2. Klik Tambah Pegawai untuk membuat data dan akun baru. Isi data lalu simpan.
  3. Klik Ubah pada baris pegawai untuk memperbarui datanya.
  4. Buka Detail untuk melihat identitas, akun, dokumen, dan kinerja pegawai.

Pada halaman Detail tersedia tiga tombol pengelolaan:

Tombol Fungsi
Nonaktifkan / AktifkanMengubah status kepegawaian. Akun nonaktif tidak dapat login dan hilang dari portal publik.
Tampilkan / Sembunyikan di PublikMengatur apakah profil tampil di halaman publik.
Reset PasswordMembuat password baru. Pegawai wajib menggantinya saat login berikutnya.
Penting: password awal ditampilkan hanya sekali pada pesan sukses setelah data disimpan. Catat atau serahkan segera ke pegawai yang bersangkutan.

5.3 Import Excel

  1. Buka menu Import Excel, lalu klik Unduh Template .xlsx. Template berisi sheet Pegawai (data) dan Petunjuk.
  2. Isi kolom wajib: NIP, Nama, Jenis (dosen/tendik), dan Email. Kolom lain opsional; kolom tak dikenal diabaikan.
  3. Unggah berkas pada kolom Berkas Excel/CSV — format .xlsx, .xls, atau .csv, maksimal 5MB, dibaca maksimal 2000 baris.
  4. Klik Preview untuk meninjau hasil sebelum disimpan.
  5. Periksa ringkasan Baru, Update, dan Error, lalu klik Proses ... baris valid.
  6. Pada halaman hasil, klik Unduh Kredensial (.xlsx) untuk menyimpan daftar akun dan password awal.

Contoh baris tabel preview:

Baris Status NIP Nama Keterangan
2 BARU 199001012020011001 Contoh Dosen Data baru, akun akan dibuat
3 UPDATE 199002022021012002 Contoh Tendik Data sudah ada, akan diperbarui
4 ERROR — — NIP wajib diisi

5.4 Upload foto satuan & massal

Foto satuan diunggah melalui form pegawai (Tambah/Ubah Pegawai) atau oleh pegawai sendiri di Profil Saya. Untuk banyak pegawai sekaligus, gunakan menu Foto Massal.

  1. Siapkan berkas foto dan beri nama sesuai NIDN atau NIP pegawai, tanpa ekstensi. Contoh: 0012345678.jpg.
  2. Buka menu Foto Massal, pilih beberapa berkas sekaligus (maksimal 100 berkas).
  3. Klik Unggah, lalu periksa tabel hasil: berhasil (menyebut nama pegawai) atau gagal/tidak ditemukan.
Perhatian: setiap berkas maksimal 5MB dan berformat jpg/jpeg/png. Foto otomatis di-crop 2:3 dan di-resize 400×600. Nama berkas yang tidak cocok dengan NIDN/NIP mana pun akan dilaporkan sebagai “Tidak ditemukan”.

5.5 Verifikasi dokumen, kinerja & publikasi

  1. Buka menu Verifikasi.
  2. Pilih tab Dokumen, Kinerja, atau Publikasi.
  3. Saring dengan dropdown Status (Semua, Menunggu, Terverifikasi, Ditolak), lalu klik Filter.
  4. Buka bukti melalui tombol Unduh Bukti bila tersedia.
  5. Pilih Keputusan: Terverifikasi atau Ditolak.
  6. Isi Catatan — wajib bila memilih Ditolak.
  7. Klik Simpan.

Catatan penolakan akan tampil di dashboard pegawai sebagai daftar Perlu Diperbaiki, dan pegawai dapat mengajukan ulang.

5.6 Laporan akreditasi & ekspor CSV

  1. Buka menu Laporan Akreditasi.
  2. Pilih filter Tahun, Prodi, dan Jenis, lalu klik Terapkan.
  3. Baca rekap pada halaman: pegawai aktif per prodi/jabatan/pendidikan, kinerja terverifikasi per bidang, dokumen wajib terverifikasi, dosen dengan publikasi/kinerja terverifikasi, serta rekap publikasi per tahun × indeksasi.
  4. Klik Ekspor CSV Pegawai, Ekspor CSV Kinerja, atau Ekspor CSV Publikasi untuk mengunduh berkas.
Tips: hanya data berstatus terverifikasi yang masuk rekap dan ekspor, sehingga verifikasi perlu diselesaikan lebih dulu.

5.7 Log aktivitas

  1. Buka menu Log Aktivitas.
  2. Saring berdasarkan Aksi serta rentang Dari Tanggal – Sampai Tanggal, lalu klik Filter.
  3. Tabel menampilkan waktu, pengguna, aksi, keterangan, dan alamat IP.

5.8 Profil Saya & Ganti Password

Klik nama akun Anda di sudut kanan atas untuk membuka menu, lalu pilih Profil Saya atau Ganti Password.

  1. Buka Profil Saya untuk mengubah nama dan email akun Anda, lalu klik Simpan Profil.
  2. Role dan status aktif akun tidak dapat diubah dari halaman ini; hanya admin lain yang dapat mengubahnya melalui menu Data User.
  3. Untuk mengganti password, buka Ganti Password, isi password lama, password baru (minimal 8 karakter), dan konfirmasinya.
  4. Password baru tidak boleh sama dengan password lama. Setelah berhasil, Anda otomatis diminta login ulang.
Tips password kuat: gunakan minimal 8 karakter dengan kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol; hindari nama atau tanggal lahir; jangan memakai password yang sama dengan akun lain.

5.9 Mengelola Data User

  1. Buka menu Data User. Tabel menampilkan seluruh akun: nama, email, role, status, tautan ke data pegawai (bila ada), dan tanggal dibuat.
  2. Gunakan pencarian nama/email serta filter Role dan Status, lalu klik Filter.
  3. Klik Tambah Admin untuk membuat akun admin baru. Password awal acak ditampilkan hanya sekali — catat segera.
  4. Klik Ubah untuk memperbarui nama/email akun. Role tidak dapat diubah dari halaman ini.
  5. Klik Nonaktifkan/Aktifkan untuk mengatur akses login, atau Reset Password untuk membuat password baru (akun wajib menggantinya saat login berikutnya).
Perhatian:
  • Akun pegawai dibuat melalui menu Data Pegawai atau Import Excel agar tertaut ke data pegawai; halaman Data User hanya membuat akun admin.
  • Anda tidak dapat menonaktifkan akun Anda sendiri.
  • Admin aktif terakhir tidak dapat dinonaktifkan — pastikan selalu ada minimal satu admin aktif.
  • Reset password akun sendiri melalui halaman ini ditolak; gunakan menu Ganti Password.
  • Menonaktifkan akun pegawai di sini hanya memengaruhi akses login; status pegawai di menu Data Pegawai tidak berubah.

6. Alur Status Verifikasi

Setiap dokumen, kinerja, dan publikasi memiliki salah satu dari tiga status berikut:

Menunggu Terverifikasi Ditolak

Menunggu

Pegawai mengirim data

→

Ditinjau Admin

Bukti diperiksa

→

Terverifikasi

Masuk laporan & publik

Ditolak

Disertai catatan wajib

Ditolak → pegawai memperbaiki / mengunggah ulang → status kembali ke Menunggu → ditinjau ulang.
Status Artinya Yang bisa dilakukan pegawai
Menunggu Belum ditinjau admin Masih dapat diubah atau dihapus
Terverifikasi Bukti sah dan sesuai Terkunci — tidak dapat diubah atau dihapus
Ditolak Perlu perbaikan, disertai catatan Perbaiki berkas/data lalu ajukan ulang

7. FAQ & Pemecahan Masalah

1. Berkas saya tidak bisa diunggah. Apa penyebabnya?

Periksa format dan ukuran. Dokumen serta bukti kinerja/publikasi harus PDF, JPG, atau PNG dengan ukuran maksimal 5MB. Foto profil juga JPG/PNG maksimal 5MB. Berkas yang lebih besar akan ditolak sistem.

2. Foto saya tidak muncul di portal publik.

Pastikan foto sudah benar-benar tersimpan lewat tombol Simpan Profil, lalu periksa tiga hal: status pegawai Aktif, pengaturan Tampil Publik = Ya (diatur admin), dan foto tidak sedang menunggu proses. Bila foto belum ada, sistem menampilkan avatar inisial nama.

3. Mengapa profil saya tidak tampil di halaman Dosen/Tendik?

Halaman publik hanya menampilkan pegawai berstatus Aktif dan dengan pengaturan Tampil Publik = Ya. Bila salah satunya tidak terpenuhi, profil otomatis disembunyikan. Hubungi Admin Kepegawaian untuk mengaktifkannya.

4. Data saya berstatus Ditolak. Apa yang harus dilakukan?

Buka Dashboard Pegawai, lihat bagian Perlu Diperbaiki (Ditolak), dan baca catatan verifikator. Perbaiki data atau unggah ulang berkas, lalu simpan kembali agar statusnya menjadi Menunggu untuk ditinjau ulang.

5. Saya tidak bisa login.

Periksa kembali email dan password Anda. Bila akun dinonaktifkan admin, sistem menampilkan pesan "Akun Anda tidak aktif. Hubungi administrator." Karena percobaan login dibatasi 5 kali per menit, tunggu sebentar bila muncul pesan terlalu banyak percobaan.

6. Saya lupa password dan tidak ada tombol reset.

Sistem tidak menyediakan reset password mandiri. Hubungi Admin Kepegawaian untuk dibuatkan password baru, lalu ganti password tersebut setelah berhasil login.

7. Lupa password admin?

Reset password admin dilakukan oleh admin lain melalui menu Data User: buka Data User, klik Reset Password pada akun yang bersangkutan, lalu serahkan password baru yang tampil satu kali. Bila Anda admin aktif satu-satunya, hubungi pengelola sistem/database untuk pemulihan.

8. Kenapa tidak bisa menonaktifkan akun saya?

Sistem mencegah admin menonaktifkan akunnya sendiri agar tidak terkunci di luar panel, dan mencegah penonaktifan admin aktif terakhir agar selalu ada pengelola. Mintalah admin lain menonaktifkan akun Anda bila memang diperlukan.

9. Setiap login saya selalu diminta ganti password.

Akun yang masih memakai password awal wajib mengganti password terlebih dahulu. Setelah password berhasil diganti, permintaan ini akan berhenti.

10. Import Excel saya menghasilkan banyak baris ERROR.

Pastikan kolom wajib NIP, Nama, Jenis (dosen/tendik), dan Email terisi pada setiap baris. Baris yang error tidak diproses; perbaiki berkas lalu unggah ulang. Halaman preview menampilkan keterangan penyebab tiap baris.

11. Muncul pesan NIP atau email sudah digunakan.

NIP dan email harus unik dan tidak boleh sama dengan data pegawai lain. Periksa apakah pegawai tersebut sudah pernah diinput atau diimpor sebelumnya.

12. Upload foto massal melaporkan "Tidak ditemukan" untuk beberapa berkas.

Nama berkas (tanpa ekstensi) harus sama persis dengan NIDN atau NIP pegawai. Contoh yang benar: 0012345678.jpg. Perbaiki nama berkas lalu unggah ulang.

13. Data yang sudah Terverifikasi tidak bisa saya ubah atau hapus.

Ini memang aturan sistem: data terverifikasi terkunci agar tidak berubah setelah masuk laporan. Bila ada kekeliruan, hubungi Admin Kepegawaian.

14. Ekspor CSV saya kosong atau tidak sesuai.

Rekap dan ekspor hanya memuat data berstatus Terverifikasi. Pastikan verifikasi sudah dilakukan dan filter Tahun/Prodi/Jenis pada halaman Laporan Akreditasi sudah benar.

8. Glosarium

Istilah Penjelasan
NIDN Nomor Induk Dosen Nasional, identitas unik seorang dosen.
NUPTK Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan.
NIP Nomor Induk Pegawai, identitas unik pegawai pada instansi.
SINTA Science and Technology Index, portal nasional yang memuat profil dan skor publikasi dosen.
Scopus Basis data publikasi ilmiah internasional beserta indikator sitasi.
ORCID Open Researcher and Contributor ID, identitas peneliti internasional dengan format 0000-0000-0000-0000.
DOI Digital Object Identifier, penanda permanen sebuah karya ilmiah, berformat 10.xxxx/...
Tridharma Tiga dharma perguruan tinggi: Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Indeksasi Status keterindeksan sebuah publikasi, mis. SINTA 1-6, Scopus, Web of Science, Garuda, DOAJ, atau Tidak Terindeks.
Kuartil Peringkat jurnal berdasarkan sebaran sitasi, dari Q1 (tertinggi) sampai Q4.
H-Index Angka yang menunjukkan jumlah publikasi dengan sitasi minimal sebesar angka tersebut.

9. Kontak Bantuan

Masih menemui kendala? Hubungi Admin Kepegawaian STIKES Bunda.

Sampaikan nama, NIP/NIDN, menu yang dipakai, dan tangkapan layar pesan kesalahan agar penanganan lebih cepat.

Informasi kontak resmi dapat diperoleh melalui Bagian Kepegawaian / SDM STIKES Bunda.